Zakładam swoją firmę. Na co uważać? Co powinnam zrobić?

Wielozadaniowość, nazywana inaczej multitaskingiem, to cecha częściej przypisywana kobietom, niż mężczyznom. Panie z powodzeniem łączą obowiązki domowe polegające np. na prowadzeniu domu z aktywnością zawodową. Nic więc dziwnego, że coraz więcej z nas decyduje się na rozpoczęcie własnej działalności i sprawdzenie swoich sił na rynku.

Zakładam swoją firmę. Na co uważać? Co powinnam zrobić?

Podstawową barierą w realizacji planów oraz marzeń o własnym biznesie jest strach przed formalnościami oraz skomplikowanymi procedurami. Dzięki nieustannym działaniom ustawodawcy proces ten jest coraz prostszy i szybszy. Niestety, nadal istnieją stereotypy, które skutecznie zniechęcają do zastania „własnym” szefem. Dla przełamania barier przedstawimy jak założyć swoją działalność w kilku krokach.

Biznesplan i wybór rodzaju działalności gospodarczej

Rozpoczynamy od… pomysłu na własną działalność, a następnie sporządzamy biznesplan. W tym miejscu warto zastanowić się, czy firma ma być prowadzona przez jedną osobę jako jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna czy któraś ze spółek regulowana przepisami prawa handlowego np. spółka z o.o., spółka jawna czy spółka komandytowa. Na tym etapie warto również wybrać główny przedmiot działalności spółki, zgodny z polską klasyfikacją działalności oraz sprawdzić czy planowana działalność nie wymaga uzyskania dodatkowych pozwoleń.

W dalszej części skupimy się na jednoosobowej działalności gospodarczej, bo to właśnie ta forma prowadzenia biznesu jest najczęściej wybierana przez kobiety.

Wybór formy opodatkowania

Przedsiębiorca ma do wyboru kilka form opodatkowania. Przy rejestracji firmy, oprócz wskazania formy opodatkowania, określa się również sposób płacenia zaliczek na podatek (miesięcznie albo kwartalnie). Od wyboru opodatkowania zależeć będzie również rodzaj księgowości firmy oraz wysokość płaconych podatków. Co istotne, nie można zmienić formy opodatkowania w dowolnym momencie. Dlatego warto wybrać taką, która umożliwi płacenie jak najniższych podatków.

Wybór odpowiedniego momentu rozpoczęcia działalności

Dlaczego data rozpoczęcia działalności ma znaczenie? Ponieważ wraz z rejestracją przedsiębiorca przejmuje obowiązki dotyczące m.in. opłacania składek ZUS. Jeżeli osoba rozpoczynająca działalność zdecyduje się na skorzystanie z ulgi ZUS na start i np. założy firmę na początku miesiąca, od tego momentu zacznie się liczyć okres 6 miesięcy bez składek ZUS na ubezpieczenia społeczne. Jeśli jednak zarejestruje ją w połowie miesiąca, to termin 6 miesięcznej ulgi zacznie płynąć dopiero od następnego, pełnego miesiąca.

Wybór i założenie konta firmowego

Do prowadzenia biznesu będzie potrzebne konto firmowe. Jeszcze przed rozpoczęciem działalności warto porównać oferty banku. Niektóre placówki pozwalają zakładać konto firmowe jeszcze przed rejestracją firmy, niekiedy można to zrobić dopiero po rejestracji firmy. Numer konta należy zgłosić do właściwym urzędzie

Rejestracja firmy

W celu rejestracji firmy należy uzyskać wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wniosek CEIDG można wypełnić online bądź przy użyciu papierowego formularza wniosku CEIDG-1. Taka rejestracja działalności gospodarczej jest bezpłatna. Wniosek przesyła się drogą elektroniczną bądź składa się osobiście we właściwym urzędzie. Wniosek może również zostać przesłany za pośrednictwem poczty.

Po uzyskaniu wpisu należy dopełnić również takich formalności jak zgłoszenie do ubezpieczeń ZUS, rejestracji VAT, czy rejestracji kasy fiskalnej.

Zaczęłam i… co dalej?

Po oficjalnym rozpoczęciu działalności gospodarczej warto zadbać o takie rzeczy jak np. strona internetowa czy ochrona logo firmy. Najważniejszym aspektem, na który należy zwrócić uwagę, a który często jest pomijany w procesie tworzenia strony internetowej to regulacje prawa autorskiego.

Prawa autorskie, czyli co jest czyje

Wszelkie zasoby, które składają się na kompleksową definicję strony internetowej mają prawa autorskie. Kwestie te powoli przebijają się do świadomości społecznej, nieuregulowane natomiast mogą narazić młodą firmę na niepotrzebne koszty. Należy więc zadbać o należyte zabezpieczenie prawa autorskiego co do: loga na stronie, zdjęć i treści zamieszczonych na witrynie, jak również „wyglądu” strony (layoutu) czy też samego CMS-a (tj. systemu do zarządzania treścią, a więc oprogramowanie odpowiadającego za funkcjonowanie naszej strony).

Prawa autorskie do każdego z wymienionych aspektów przysługują jego twórcy lub firmie, na którą twórca przeniósł prawa.

Po stworzeniu loga należy zawrzeć umowę o przeniesieniu praw autorskich na naszą firmę. Umowę taką zawiera się z grafikiem, który ją wykonał (w przypadku zlecenia usługi freelancerowi) lub z firmą, która zatrudnia grafika i której płacimy za usługę.

Analogiczna sytuacja jest ze zdjęciami i treścią. Na stronie możemy zamieścić własne zdjęcia i teksty, których my jesteśmy właścicielami. Możemy je zakupić od fotografów, agencji fotograficznych, czy też osób piszących teksty na stronę. Możemy do tego celu wykorzystać również popularne „stocki”, czyli agencje stockowe, dysponujące dużą bazą zdjęć, zarówno darmowych jak i płatnych. W tym jednak przypadku zdjęcia pozyskamy zgodnie z wymogami licencyjnymi, nie stając się wtedy posiadaczem praw autorskich do ich wykonania.

Na podobnej zasadzie podpisujemy stosowne umowy dotyczące samej strony internetowej, tj. tego, co widzimy na stronie (elementy graficzne i tekstowe, w tym layout) z informatykiem i ew. grafikiem lub firmą. W takim przypadku – o ile nie ma ograniczeń licencyjnych – to nasza firma zostaje właścicielem praw autorskich. Podobnie rzecz dotyczy całej „mechaniki” odpowiedzialnej m.in. za zarządzanie treścią (tzw. CMS-ów). W tym wypadku będą to najczęściej sprawy licencyjne. Koszt autorskiego kodu, dedykowanego tylko dla naszej firmy jest bardzo duży. Najprawdopodobniej skończy się zatem na stworzeniu strony opartej o gotowe rozwiązania typu WordPress.

Wszystkie, wymienione powyżej kwestie są bardzo ważne. Należy pamiętać, że modyfikacja layoutu, usunięcie informacji o autorze, dokonywanie zmian w kodzie źródłowym, wykorzystywanie treści czy zdjęć bez zgody (lub stosownych umów) stanowi naruszenie prawa autorskiego i może narazić nas na kary finansowe, a nam przysługuje rekompensata.

Warto również pamiętać, że nasze zdjęcia i teksty, które pojawiają się na innych stronach bez naszej zgody również podlegają karze.

Prawa autorskie to wszystko? Niestety nie

Warto również zadbać o to, żeby strona interentowa posiadała tzw. Regulamin Strony (określający zasady i obowiązki właściciela strony, a także użytkowników) oraz Politykę Prywatności (dokument informujący, w jaki sposób zbierane są o użytkownikach dane osobowe i jak będą one wykorzystywane, w jaki sposób realizowane są płatności na naszej stronie, jeśli jest taka opcja). Polityka Prywatności danej strony nie może naruszać zasad RODO.

Oczywiście należy pamiętać o prawach konsumenta, zwłaszcza gdy zdecydujemy się na oferowanie sprzedaży usług czy produktów za pośrednictwem witryny (np. sklepu internetowego), czy też profilu na portalach społecznościowych lub też będziemy organizatorem konkursów. Są to m.in. takie prawa jak: jawność kontaktu na stronie, obowiązek poinformowania Klienta o przysługujących mu prawach (np. o możliwości odstąpienia od zamówionej usługi w ciągu 14 dni od zawarcia umowy bez ponoszenia przez Klienta konsekwencji) itd.

Ku pokrzepieniu serc

Liczba obowiązków, formalności i zasad może początkowo odstraszać. Niepotrzebnie. Nikt nie mówił, że będzie wyłącznie z górki, za to radość z sytuacji, w której własny biznes nabierze oczekiwanego przez nas rozpędu, jest nie do opisania.

Powodzenia!